Provimento nº 259 atualiza regras sobre escrituração e conformidade tributária nos Cartórios

PROVIMENTO N. 259 DE 5 DE NOVEMBRO DE 2026 

Altera o Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial (CNN/CN/CNJ-Extra), instituído pelo Provimento n. 149, de 30 de agosto de 2023, para aperfeiçoar as normas relativas ao Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, disciplinar a fiscalização da escrituração e da conformidade tributária dos serviços notariais e de registro, consolidar disposições remanescentes do Provimento n. 45, de 13 de maio de 2015, e revogá-lo.

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições constitucionais, legais e regimentais,

CONSIDERANDO a competência do Poder Judiciário para fiscalizar os serviços notariais e de registro, nos termos dos arts. 103-B, § 4º, I e III, e 236, § 1º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO a atribuição do Corregedor Nacional de Justiça de expedir provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeiçoamento das atividades dos serviços notariais e de registro;

CONSIDERANDO os deveres impostos aos notários e registradores pela Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994, especialmente os relacionados à adequada prestação do serviço delegado e à observância das prescrições legais e normativas;

CONSIDERANDO que a regular escrituração das receitas e despesas constitui instrumento essencial à fiscalização administrativa e financeira da delegação e à verificação do cumprimento dos deveres funcionais dos responsáveis pelos serviços notariais e de registro;

CONSIDERANDO que a fiscalização da prestação dos serviços notariais e de registro pode compreender a verificação do cumprimento das obrigações tributárias diretamente relacionadas ao exercício da atividade delegada, sem prejuízo das competências próprias da administração tributária;

CONSIDERANDO que o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa possui finalidade administrativa e correicional e não se confunde necessariamente com a escrituração mantida para fins tributários, embora suas informações possam ser conciliadas para fins de fiscalização;

CONSIDERANDO o Manual de Orientações Tributárias dos Cartórios da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, o Protocolo de Intenções n. 001/2024 e os trabalhos do Grupo de Trabalho instituído pela Portaria n. 25, de 29 de abril de 2025;

CONSIDERANDO a conveniência de consolidar no Código Nacional de Normas as disposições ainda pertinentes do Provimento n. 45, de 13 de maio de 2015, eliminando a dispersão normativa sobre a matéria,

RESOLVE:

Art. 1º O Capítulo I do Título I do Livro III da Parte Geral do Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça – Foro Extrajudicial, instituído pelo Provimento n.149, de 30 de agosto de 2023, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 191-A. As despesas serão escrituradas no Livro Diário Auxiliar até o encerramento do mês em que se efetivarem, com indicação da respectiva data e dos elementos necessários à sua identificação e comprovação, e deverão guardar relação com a prestação do serviço delegado.

§ 1º Poderão ser lançadas, entre outras, as despesas relativas a:

I – locação de bens móveis e imóveis utilizados na prestação do serviço ou na guarda do acervo;

II – obras, adaptações, conservação e manutenção dos imóveis utilizados pela serventia;

III – limpeza, segurança e outros serviços terceirizados vinculados ao funcionamento da unidade;

IV – aquisição, locação e manutenção de móveis, equipamentos, sistemas, programas e serviços de tecnologia da informação;

V – formação, manutenção, preservação e segurança do acervo físico ou eletrônico;

VI – materiais, insumos e demais bens necessários ao funcionamento da serventia;

VII – despesas trabalhistas e previdenciárias relativas aos prepostos, inclusive remuneração, encargos e benefícios;

VIII – planos coletivos de assistência médica ou odontológica destinados aos prepostos e seus dependentes, admitida a inclusão do delegatário e de seus dependentes no mesmo plano coletivo;

IX – cursos, capacitações e atividades de aperfeiçoamento profissional relacionados à prestação do serviço;

X – Imposto Sobre Serviços (ISS) incidente sobre a atividade, quando devido;

XI – serviços de assessoria jurídica relacionados à prestação do serviço; e

XII – serviços técnicos especializados necessários à atividade, inclusive de engenharia e arquitetura.

§ 2º Não poderão ser lançadas despesas de natureza exclusivamente pessoal ou estranhas à prestação do serviço delegado.

§ 3º Os documentos comprobatórios das despesas serão conservados pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, sem prejuízo de prazo superior previsto em lei, admitida sua conservação em meio eletrônico, desde que asseguradas sua integridade, autenticidade e disponibilidade.”

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“Art. 193. Ao final de cada exercício será elaborado o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com indicação das receitas, das despesas e do resultado líquido.” (NR)

“Art. 193-A. As informações constantes do Livro Diário Auxiliar poderão ser utilizadas para subsidiar a escrituração e a apuração tributária, observada a legislação aplicável.

§ 1º A utilização prevista no caput não altera a natureza administrativa e correicional do Livro Diário Auxiliar nem o converte em escrituração fiscal, quando esta for exigida em forma própria.

§ 2º Quando as informações do Livro Diário Auxiliar forem utilizadas para fins tributários, deverão ser identificadas as despesas que recebam tratamento fiscal distinto daquele adotado para fins administrativos e correicionais.

§ 3º As informações constantes do Livro Diário Auxiliar poderão igualmente subsidiar a apuração de tributos incidentes sobre a prestação do serviço extrajudicial, observada a legislação do ente tributante competente.”

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Art. 195 .......................................................

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“Parágrafo único. Permanecem aplicáveis, no que forem compatíveis com este Código, as normas editadas pelas Corregedorias-Gerais da Justiça e pelas autoridades judiciárias competentes relativas à escrituração e à fiscalização dos livros administrativos das serventias extrajudiciais.”

“Seção II

Da fiscalização da escrituração e da conformidade tributária

Art. 195-A. As Corregedorias-Gerais da Justiça dos Estados e do Distrito Federal verificarão, no exercício da fiscalização dos serviços notariais e de registro, a regularidade da escrituração das receitas e despesas e o cumprimento das obrigações tributárias diretamente relacionadas ao exercício da atividade delegada, sem prejuízo das competências próprias da administração tributária e do disposto no art. 195 deste Código.

Parágrafo único. A fiscalização prevista no caput alcança os delegatários e, no que couber, os responsáveis interinos e interventores, observadas as peculiaridades do respectivo regime jurídico e financeiro.

Art. 195-B. As Corregedorias-Gerais da Justiça incluirão em suas rotinas de correição e inspeção a verificação da regularidade da escrituração e da conformidade tributária, podendo utilizar o Manual de Orientações Tributárias dos Cartórios da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil como referência técnica.

§ 1º A autoridade competente examinará:

I – a regularidade da escrituração das receitas e despesas da serventia e a respectiva documentação comprobatória;

II – em relação ao delegatário, a regular apuração e o recolhimento mensal do imposto sobre a renda sujeito ao regime de recolhimento mensal obrigatório, inclusive o carnê-leão, quando aplicável; e

III – a compatibilidade entre as informações constantes da escrituração administrativa e aquelas utilizadas para fins tributários.

§ 2º A fiscalização prevista neste artigo não pressupõe identidade entre o Livro Diário Auxiliar e a escrituração mantida para fins tributários, devendo ser consideradas as diferenças de finalidade, critérios de escrituração e tratamento jurídico aplicáveis a cada uma.

§ 3º A fiscalização poderá ser realizada por amostragem e abrangerá, como regra, os 12 (doze) meses anteriores à correição ou inspeção, sem prejuízo da ampliação do período ou do universo examinado quando identificados indícios relevantes de irregularidade.

Art. 195-C. Constatada irregularidade na escrituração, na documentação ou no cumprimento de obrigação submetida à fiscalização correicional, a autoridade competente registrará o fato, solicitará os esclarecimentos necessários e determinará, quando cabível, sua correção ou regularização, sem prejuízo da apuração de eventual responsabilidade disciplinar.

§ 1º Identificados indícios relevantes de irregularidade tributária cuja apuração seja de competência da administração tributária, o fato será comunicado ao órgão competente, preferencialmente pelos canais institucionais estabelecidos para essa finalidade.

§ 2º A atuação correicional não compreende:

I – a constituição do crédito tributário;

II – a aplicação de penalidade de natureza tributária;

III – a definição definitiva do montante do tributo devido; ou

IV – a solução definitiva de controvérsia acerca de incidência, base de cálculo, enquadramento ou dedutibilidade fiscal.

§ 3º A correção da escrituração, o recolhimento posterior do tributo ou a regularização da obrigação perante a administração tributária não afastam, por si sós, a apuração de eventual responsabilidade disciplinar decorrente da conduta constatada.

Art. 195-D. As Corregedorias-Gerais da Justiça poderão estabelecer procedimentos complementares destinados à execução dos procedimentos previstos nesta Seção, inclusive critérios de amostragem, análise de risco e intercâmbio de informações com a administração tributária, observadas as normas aplicáveis de proteção de dados, segurança da informação e sigilo.”

Art. 2º As Corregedorias-Gerais da Justiça dos Estados e do Distrito Federal adequarão seus atos normativos, rotinas e procedimentos ao disposto neste Provimento no prazo de 90 (noventa) dias.

Art. 3º Fica revogado o Provimento n. 45, de 13 de maio de 2015, da Corregedoria Nacional de Justiça.

Art. 4º Este Provimento entra em vigor 30 (trinta) dias após a data de sua publicação.

Ministro BENEDITO GONÇALVES